Julkisista hankinnoista käytävässä keskusteluissa sidosyksikkö ja yhteishankintayksikkö sekoitetaan usein toisiinsa, vaikka niiden rooli, vastuut ja vaikutukset omistajilleen ovat olennaisesti erilaiset. Sidosyksikkö ei ole pelkkä kilpailutusten toteuttaja, vaan vastaa hankinnan kokonaisuudesta: palvelujen yhteensopivuudesta, pitkäjänteisestä kehittämisestä sekä ylläpitoon liittyvästä osaamisesta ja prosesseista kaikkien omistaja-asiakkaidensa puolesta.
Yhteishankintayksikkö
- Toteuttaa hankintalain mukaisia kilpailutuksia useammalle hankintayksikölle
- Yhteishankintayksikössä on osaamista hankintaprosesseihin liittyen
- Kokoaa volyymit
- Kukin hankintayksikkö hoitaa omalta osaltaan hankinnan käyttöönoton, siihen liittyvän osaamisen ja prosessin
- Kukin hankintayksikkö vastaa oman hankintansa kokonaisuudesta, sen ylläpitoon liittyvästä osaamisesta ja kehittämisestä
- Vastaa hankinnan ja sopimuksen lainmukaisuudesta
- Hankintayksikkö on vastuussa itse toteuttamistaan vaiheista käyttäessään yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta
- Kaikki jatkuvat sopimukset/hankinnat kilpailutetaan säännöllisesti uudelleen
Sidosyksikkö (ns. inhouse)
- Toteuttaa hankintalain mukaisia kilpailutuksia itselleen, yhteisten palveluiden tuottamiseksi
- Vastaa kaikista hankintasopimuksista
- Sidosyksikössä on osaamista substanssialaan liittyen (talous, HR, ICT, puhtaus, ruoka jne.)
- Kokoaa volyymit, tehostaa toimintaa yhtenäisillä prosesseilla sekä koordinoi kaikkien substanssialueen hankintojen/sopimusten kokonaisuutta ja niiden elinkaarta
- Huolehtii hankinnan käyttöönoton, siihen liittyvän osaamisen ja prosessin kaikille palvelua/sopimusta hyödyntäville osapuolille
- Huolehtii hankinnan kokonaisuudesta, yhteensopivuudesta muiden palveluiden kanssa sekä ylläpitoon liittyvästä osaamisesta ja prosessista kaikille palvelua ostaville omistajilleen
- Vastaa substanssialueen palveluiden/sopimusten kokonaisuudesta, kehittämisestä, jatkuvuudesta, ja huoltovarmuudesta
- On vastuussa toteuttamistaan vaiheista palvelusopimusten mukaisesti koko hankinnan elinkaaren ajan
- Toimii hankintayksiköiden pitkäaikaisena kumppanina substanssialueessa
- Varmistaa palveluiden häiriöttömän jatkuvuuden
- Kilpailuttaa kaikki sopimukset/hankinnat säännöllisesti uudelleen
