Julkisista hankinnoista käytävässä keskusteluissa sidosyksikkö ja yhteishankintayksikkö sekoitetaan usein toisiinsa, vaikka niiden rooli, vastuut ja vaikutukset omistajilleen ovat olennaisesti erilaiset. Sidosyksikkö ei ole pelkkä kilpailutusten toteuttaja, vaan vastaa hankinnan kokonaisuudesta: palvelujen yhteensopivuudesta, pitkäjänteisestä kehittämisestä sekä ylläpitoon liittyvästä osaamisesta ja prosesseista kaikkien omistaja-asiakkaidensa puolesta.
Varsinaisen hankinnan ja koko hankintaprosessin hoitamisella on eroja. Kun yhteishankintayksikkö hoitaa hankinnan alusta loppuun (markkinakartoitus, kilpailutus, hankintapäätös ja sopimus), niin sidosyksikön eli inhousen työ jatkuu myös tämän jälkeen. Inhouse-yhtiö hoitaa hankitulla järjestelmällä prosessin useille asiakkaille, hioo ja tehostaa prosessia, huolehtii hankitun prosessin sovittamisesta asiakkaidensa muihin prosesseihin, vastaa häiriöiden korjaamisesta sekä tarvittaessa kilpailuttaa uudelleen.
Yhteishankintayksikkö
- Toteuttaa hankintalain mukaisia kilpailutuksia useammalle hankintayksikölle
- Yhteishankintayksikössä on osaamista hankintaprosesseihin liittyen
- Kokoaa volyymit
- Kukin hankintayksikkö hoitaa omalta osaltaan hankinnan käyttöönoton, siihen liittyvän osaamisen ja prosessin
- Kukin hankintayksikkö vastaa oman hankintansa kokonaisuudesta, sen ylläpitoon liittyvästä osaamisesta ja kehittämisestä
- Vastaa hankinnan ja sopimuksen lainmukaisuudesta
- Hankintayksikkö on vastuussa itse toteuttamistaan vaiheista käyttäessään yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta
- Kaikki jatkuvat sopimukset/hankinnat kilpailutetaan säännöllisesti uudelleen
Sidosyksikkö (ns. inhouse)
- Toteuttaa hankintalain mukaisia kilpailutuksia itselleen, yhteisten palveluiden tuottamiseksi
- Vastaa kaikista hankintasopimuksista
- Sidosyksikössä on osaamista substanssialaan liittyen (talous, HR, ICT, puhtaus, ruoka jne.)
- Kokoaa volyymit, tehostaa toimintaa yhtenäisillä prosesseilla sekä koordinoi kaikkien substanssialueen hankintojen/sopimusten kokonaisuutta ja niiden elinkaarta
- Huolehtii hankinnan käyttöönoton, siihen liittyvän osaamisen ja prosessin kaikille palvelua/sopimusta hyödyntäville osapuolille
- Huolehtii hankinnan kokonaisuudesta, yhteensopivuudesta muiden palveluiden kanssa sekä ylläpitoon liittyvästä osaamisesta ja prosessista kaikille palvelua ostaville omistajilleen
- Vastaa substanssialueen palveluiden/sopimusten kokonaisuudesta, kehittämisestä, jatkuvuudesta, ja huoltovarmuudesta
- On vastuussa toteuttamistaan vaiheista palvelusopimusten mukaisesti koko hankinnan elinkaaren ajan
- Toimii hankintayksiköiden pitkäaikaisena kumppanina substanssialueessa
- Varmistaa palveluiden häiriöttömän jatkuvuuden
- Kilpailuttaa kaikki sopimukset/hankinnat säännöllisesti uudelleen
